Antes da porta abrir, coloque quatro folhas na ordem em que o responsável as vai virar. Algumas equipas juntam páginas digitalizadas em pdfmergefiles.com para o pacote ficar legível; esta nota é sobre a ordem na secretária, não sobre o passo de juntar ficheiros.

Porque quatro folhas

As manhãs são apertadas. Uma pilha alta convida a perguntas. Um pacote fixo de quatro folhas encurta a primeira dúvida de visitas e substitutos.

Folha 1 — assiduidade de hoje

Só hoje. Risque faltas. Nomeie substitutos num cartão curto. Não deixe marcas de ontem à vista.

Folha 2 — contactos de emergência de hoje

Números atualizados para crianças que possam precisar de chamada no mesmo dia. Prefira uma página clara a um separador que ninguém abre sob pressão.

Folha 3 — medicação e alergias de hoje

Só hoje. Afaste notas expiradas. Se a janela de dose mudou de noite, escreva a nova margem.

Folha 4 — segurança e visitas curtas

Rota de saída e visitas previstas. Uma página. Ponha os nomes dos visitantes no mesmo canto todos os dias.

Ordem na secretária

Mantenha um hábito. Folhas a mais vão por baixo do pacote, não por cima. Esquerda-direita ou cima-baixo serve se a ordem não mudar a meio da semana.

O que já tirou noutro sítio

Assiduidade com o responsável de faltas. Contactos da semana passada. Segurança debaixo de papel administrativo. Essas cópias são reserva, não o pacote da secretária.

Se o tempo aperta

Não escreva quatro folhas a meio. Três folhas claras batem quatro vagas. Evite enfeites.

Donos

Assiduidade, contactos, medicação, segurança — um nome cada. Quando a propriedade é partilhada, o pacote deriva.

Depois da porta abrir

Se o responsável devolver uma folha, corrija essa mesma folha no mesmo dia. Não espere pela sexta.

Antes do toque

• Quatro folhas desbloqueadas?
• Assiduidade bate com o quadro?
• Contactos são de hoje?
• Segurança é uma página?

Se não, reorganize antes da primeira batida à porta.

Medida

Três manhãs sem "onde está isto?" significam que a ordem funciona. Se a pergunta volta, veja se um flyer extra pousou em cima da folha um.

Regra dos visitantes

Visitantes vivem na folha de segurança, não só num chat de grupo. O chat desliza; o papel na secretária não.

Hábito de fecho

Ao sair, coloque uma capa fina em branco sobre o pacote para detalhes pessoais não serem a primeira coisa que um passante vê. Desbloqueie de novo à abertura. Hábito pequeno, menos surpresas.

Se chegar um substituto

O substituto deve conseguir ler o pacote sem perguntas. Se for preciso explicar em voz alta, o pacote ainda não está pronto. Acrescente uma frase-guia no topo da folha um no mesmo dia.